Nel mondo degli affari, il telefono cellulare è diventato un’importante alternativa al tradizionale telefono fisso. Offre mobilità e convenienza, rendendo possibile comunicare ovunque e in qualsiasi momento.
Tuttavia, spesso porta anche i chiamanti a diventare inconsapevoli di se stessi, degli altri e di ciò che li circonda. Questo può essere poco professionale e fastidioso per gli altri.
Seguire alcune regole di base del galateo del cellulare sul posto di lavoro può aiutare a garantire un comportamento professionale.
Quando si effettuano o si ricevono chiamate su un telefono cellulare, è ad esempio necessario utilizzare una posizione appropriata e scegliere una suoneria discreta. Si deve mostrare rispetto non effettuando chiamate personali durante le riunioni o altri incontri formali. E si dovrebbe evitare di interrompere le conversazioni con gli altri per accettare le chiamate.
Utilizzare un luogo appropriato
Dovresti cercare di trovare un luogo in cui gli altri non debbano ascoltare le tue conversazioni al cellulare. Una buona regola è quella di mantenere almeno una distanza di tre metri da chiunque mentre stai parlando.
Scegliere una suoneria discreta
Dovresti cercare di scegliere una suoneria discreta che non distragga i tuoi colleghi e clienti. Vai sul sicuro e scegli qualcosa di discreto o usa la vibrazione.
Rispettare gli incontri formali
Non rispondere mai a chiamate personali durante riunioni o incontri formali. Assicurati che il tuo cellulare sia spento o impostato sulla modalità silenziosa.
Evitare di interrompere le conversazioni
Non accettare chiamate quotidiane quando sei impegnato in una conversazione con qualcuno. In questo modo si manda il messaggio che il chiamante sconosciuto è più importante della persona con cui sei. Se stai aspettando una chiamata importante, avverti la persona che potresti dover interrompere la conversazione per rispondere.
Un esempio
Quali esempi di uso del telefono cellulare dimostrano una buona etichetta?
Opzioni:
1) Il telefono di un uomo d’affari vibra nella sua tasca, ma lui sceglie di ignorarlo perché sta ascoltando una presentazione
2) Una consulente che lavora in un ufficio aperto chiede al chiamante di aspettare mentre si sposta in una zona privata
3) Una manager spegne rapidamente il suo cellulare dopo che inizia a squillare durante una riunione di pianificazione con il suo supervisore
4) Un agente di vendita usa il suono di una folla festante come suoneria
5) Una receptionist impiega un minuto per finire una conversazione al cellulare in modo da poter prestare tutta la sua attenzione a un cliente in attesa
Vediamo le risposte.
Opzione 1: è un’opzione corretta. L’uomo d’affari mostra il giusto rispetto ai suoi colleghi nella riunione. Per prima cosa si assicura che il suo telefono sia impostato in modalità silenziosa. E in secondo luogo, sceglie di ignorare la chiamata in arrivo.
Opzione 2: è un’opzione corretta. La consulente è attenta ai suoi colleghi, che sarebbero nel raggio d’azione dell’udito, e si sposta in una zona più tranquilla dove non disturba nessuno.
Opzione 3: è un’opzione non corretta. La manager dovrebbe assicurarsi che il suo cellulare sia spento prima della riunione. Anche se non ha risposto alla chiamata, il suo telefono che squilla è una distrazione.
Opzione 4: è un’opzione corretta. Il suono di una folla acclamante è probabile che sia distraente e fastidioso per coloro che circondano l’agente di vendita.
Opzione 5: è un’opzione non corretta. È scortese da parte della receptionist far aspettare un cliente mentre finisce di parlare al cellulare. Le telefonate quotidiane al cellulare non dovrebbero interferire con le conversazioni professionali.
Caso studio
Vediamo un caso studio per chiarire ancora meglio che cosa intendiamo. E vediamo come Laura telefona al suo supervisore, Claudio, per chiedere se può avere del tempo libero la settimana successiva. È un po’ nervosa perché lo chiama nel fine settimana.
Claudio: Pronto, sono Claudio Rossi.
Laura: Salve signor Rossi. Sono Laura. Mi dispiace disturbarla nel fine settimana.
Claudio: Sì Laura.
Laura: Ha un minuto per parlare con me adesso?
Claudio: Sì, ce l’ho.
Laura: Signor Rossi, mio figlio gioca la sua prima partita di calcio lunedì pomeriggio… le piace il calcio?
Claudio: Sì Laura, mi piace. Ma cosa posso fare per lei?
Laura: Beh, vorrei prendermi il pomeriggio libero per andare a vedere.
Claudio: Lunedì pomeriggio… va bene. Comunque di solito è abbastanza tranquillo a quell’ora.
Laura: Grazie mille.
Claudio: Si diverta.
Domanda
Quali affermazioni descrivono meglio il galateo telefonico di Laura?
Opzioni:
1) Laura è attenta a presentarsi in modo che il signor Rossi sappia con chi sta parlando
2) Laura dovrebbe rendere più chiaro il motivo della sua chiamata, invece di cercare di coinvolgerlo sul fatto che gli piace il calcio
3) Laura interrompe il signor Rossi troppe volte durante la chiamata
4) Laura non può concentrarsi sulla conversazione perché è impegnata in troppe altre cose
Risposta
Opzione 1: è un’opzione corretta. Laura dice chiaramente il suo nome.
Opzione 2: è un’opzione corretta. Laura dovrebbe dichiarare il motivo della sua chiamata all’inizio della conversazione, senza divagare.
Opzione 3: è un’opzione non corretta. Laura è educata e non fa alcun tentativo di interrompere il signor Rossi.
Opzione 4: è un’opzione non corretta. Laura è completamente concentrata sulla conversazione. Il suo problema è che è troppo nervosa. Sarebbe d’aiuto se si fosse preparata meglio per la chiamata.