Archiviazione digitale, la normativa in essere

archivioEra il 2004, quando l’allora Ministro dell’Economia e delle Finanze decise di introdurre il decreto sulla conservazione sostitutiva dei documenti digitali. Da quel momento in poi, l’archiviazione digitale ha subito un’evoluzione senza precedenti, che solo in questi ultimi anni è stata definita in maniera adeguata, fino all’obbligo di fatturazione elettronica per la PA.

È stato il DM del 17 giugno 2014 a definire gli scenari della nuova dematerializzazione documentale relativa archiviazione, tenendo conto del CAD e delle nuove disposizioni IVA per la fatturazione elettronica.

L’abrogazione del DM del 23 gennaio 2004 è arrivata con il nuovo provvedimento del MEF, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.146 e in vigore dal 27 giugno 2015. Le nuove disposizione introducono la riformata disciplina sull’archiviazione digitale, con particolare attenzione agli aspetti tecnici e tributari che la fattura elettronica porta con sé. Il nuovo decreto entra nel merito della compilazione, emissione e trasmissione della fattura elettronica, secondo le regole tecniche disposte dall’art. 71 del CAD e art.21 del DPR 633/1972.

ARCHIVAZIONE DIGITALE: I VINCOLI DA RISPETTARE

La nuova normativa ha, inoltre, soppresso l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate l’impronta dell’archivio informatico, unitamente alla sottoscrizione elettronica e alla marcatura temporale. Questa procedura è stata sostituita con l’apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto da archiviazione, da eseguire entro tre mesi dalla scadenza della presentazione delle dichiarazioni annuali.

In questo modo, il processo di archiviazione digitale si estende su un arco temporale di un anno, contrariamente ai quindici giorni imposti dalla Normativa previgente. La marcatura temporale assicura le caratteristiche di immodificabilità, autenticità e integrità dei documenti, con i formati adeguati scelti dal Responsabile della Conservazione.

L’Archiviazione Digitale dei documenti informatici avviene ai sensi dell’art. 2 comma 3 del CAD e validati con firma digitale. Per i documenti analogici ancora in circolazione, la conformità alle copie digitali va conferita da un notaio o da un altro pubblico ufficiale autorizzato. A seguito della certificazione di conformità, i documenti possono essere distrutti a seguito della procedura descritta. La conservazione sostitutiva di tutti i documenti digitali va comunicata in sede di dichiarazione dei redditi.

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